Если вы ИП, представитель компании, но до сих пор не пользовались корпоративными картами, статья поможет узнать, чем же они так удобны и как им правильно пользоваться.
Корпоративную карту привязывают к расчетному счету ИП или компании. Если объяснять совсем коротко, то корпоративная карта — аналог выдачи денег под отчет, при этом не требуется бумажное оформление процедуры и касса — экономите время.
Обычно к одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Например, Ак Барс Банк допускает неограниченное количество, чтобы пользоваться ими могли все, кому потребуется: директор, бухгалтер, секретарь, командированные работники, работники отдела закупок и так далее.
При этом владелец основного счета всегда может быть уверен, что сотрудники не потратят лишнего: можно установить лимит на сумму снятия в банкомате или на сумму безналичных операций. Ак Барс Банк устанавливает лимит на снятие наличных в пределах 200 тыс. рублей в день. Директор может снизить этот лимит еще.
Теперь подробнее про преимущества корпоративной карты:
1. Лимит по карте и смс-информирование позволяют контролировать расходы сотрудников.
2. На выдачу и оформление подотчетных денег тратится меньше времени.
3. Можно не снимать наличные деньги на хозяйственные расходы, а значит, отсутствуют расходы на инкассацию и хранение налички.
4. Можно оплачивать товары на сумму свыше 100 000 руб. — расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам.
5. Можно делать онлайн-покупки.
6. Можно снимать наличные через банкомат — деньги на счете в пределах лимита доступны круглосуточно.
7. Можно пополнять счет наличными через банкоматы и устройства самообслуживания.
8. Можно быстро заблокировать карту при утере или краже. А если потеряете карту в зарубежной командировке, то у Ак Барс Банка есть услуга экстренной выдачи наличных или замены корпоративной карты.
9. Копить и использовать бонусы.
Зарегистрируйте вашу бизнес-карту в программе Mastercard и:
— Получите дополнительные скидки и сократите расходы по ведению бизнеса.
— Копите бонусы, обменивайте их на товары и услуги от партнеров — отели, авиабилеты, связь и др.
Правила расходования денег с корпоративной карты зависят от формы собственности и налоговой системы бизнеса.
Корпоративная карта ИП
Деньги на расчетном счете принадлежат ИП, и тратить их можно как на личные нужды, так и для предпринимательской деятельности (п. 4 Постановления от 17.12.1996 № 20-П, Письмо Банка России от 02.08.2012 № 29-1-2/5603, Письмо Минфина от 19.04.2016 № 03-11-11/24221).
На системе УСН «Доходы» налоговую вообще не интересуют расходы. На общей системе или упрощенке «Доходы минус расходы» придется вести раздельный учет, так как личные расходы нельзя учесть в целях налогообложения. Все операции нужно подтвердить документально.
Корпоративная карта юрлица
Юридические лица вправе оплачивать корпоративной картой только потребности компании: товары, работы, услуги, мебель в офис, канцтовары, офисную технику, командировочные расходы, ГСМ для автомобилей и др. От работников требуется сохранять чеки и квитанции, подтверждающие расходы с корпоративной карты. Это потом прикладывается к авансовому отчету. За снятые с карты наличные или интернет-оплату работнику тоже нужно отчитаться.
Корпоративную карту нельзя использовать для:
• покупок товаров в личных целях;
• переводов физлицам, в том числе для выплаты заработной платы;
• выплаты больничных пособий и других сумм социального характера.
И еще ряд ограничений корпоративных карт:
1. При проверке налоговая тщательно изучает расходы по корпоративной карте, поэтому их документальное подтверждение должно быть безупречным. Если чеков/квитанций будет не хватать или обнаружится, что владельцы тратили деньги на личные покупки, то инспекция доначислит налоги, пени и штрафы.
2. Регулярное снятие наличных привлечет внимание банка. Для мониторинга операций по обналичиванию Центробанк РФ выпустил Методические рекомендации (утв. Банком России 21.07.2017 № 19-МР). Если расходных операций много, банк вправе запросить документы по расходам для проверки.
Если соблюдать несложные правила — не тратить деньги на личные нужны, не совершать переводы физлицам, не «терять» чеки, подтверждающие целевой характер расходования снятой наличности, это очень удобный платежный инструмент.
Тем более, что до 30 июня можно получить корпоративную карту без платы за обслуживание в течение первого года.
